Tudo o que você precisa saber sobre a nota fiscal eletrônica

No início de qualquer negócio é comum surgirem várias dúvidas quanto à emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e). Afinal de contas, quais casos exigem esse documento? Como ele deve ser gerado? Bem, antes de tudo é importante ter em mente que a NF-e é obrigatória em várias situações, e estar em dia com as responsabilidades fiscais e tributárias são pontos essenciais para evitar problemas futuros com órgãos reguladores.

Conhecer bem esses aspectos é também a chave para a gestão adequada e crescimento de qualquer empresa. Assim será possível ter controle de tudo o que acontece em seu negócio. Ainda não sabe por onde começar? Então confira neste artigo tudo sobre emissão de NF-e e seus benefícios!

O que é nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento eletrônico, que visa formalizar operações de venda e prestação de serviços para pessoas físicas e jurídicas. A NF-e foi criada há pouco tempo, em 2006, em substituição à nota fiscal de papel, a qual precisava ser fabricada em gráficas e poderia ocupar grande espaço físico de armazenamento.

Em alguns casos, também havia a necessidade de se digitalizar esses documentos, o que tornava todo o processo ainda mais demorado e cansativo. Então ela proporciona a todos os envolvidos nessas transações mais segurança, facilidade e controle sobre a gestão financeira e tributária de modo geral.

Quais a vantagens da NF-e?

A nota fiscal eletrônica funciona como um documento eletrônico fiscal padrão para atividades de prestação de serviços e circulação de mercadorias. Na prática, ela foi desenvolvida para substituir as versões impressas das notas de modelos 1 e 1A.

Por ser gerada de modo completamente digital, permite que procedimentos de fiscalização e recolhimento de impostos sejam feitos com mais facilidade. Logo é também uma forma de minimizar a ocorrência de atividades ilegais, como lavagem de dinheiro e sonegação fiscal.

Outro ponto importante é que a NF-e proporciona mais economia de espaço e materiais — como papéis, pastas de arquivamento e impressão.

Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

Ela deve ser emitida por empresas de todos os portes e por prestadores de serviços de qualquer área, salvo casos de atividades isentas dessa responsabilidade por lei. Por exemplo, quem se encaixa na categoria de MEI (Microempreendedor Individual) não tem essa obrigação quando seu consumidor for pessoa física, a não que seja solicitado.

Contudo, quando houver prestação de serviços ou venda de mercadoria para outra empresa (privada ou pública), a NF-e passa a ser exigida. Vale destacar que a geração de nota fiscal eletrônica não se restringe somente a operações presenciais. Assim, quando isso ocorrer no meio digital, sua obrigatoriedade também é mantida.

Quais os tipos de NF-e?

Existem várias modalidades de nota fiscal eletrônica no Brasil, que podem variar conforme atividades exercidas e tipos de vendas realizadas. Veja as mais usadas:

1. Nota fiscal de venda de produto (NF-e)

Como o próprio nome diz, é aquela emitida por empresas que realizam venda de qualquer produto. A NF-e nesse caso está ligada à Secretaria da Fazenda de cada estado, e envolve o recolhimento de Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Produtos Industrializados (IPI).

2. Nota fiscal de serviço (NFS-e)

Esse modelo de nota é aquele gerado por prestadores de serviço de qualquer segmento. Isso inclui reparos, consertos, ajustes, revisões, construção, criação de produtos, etc. Ao contrário do modelo anterior, a NFS-e está veiculada ao município com o Recibo Provisório de Serviços (RPS), e deve ser gerada no site das prefeituras.

Porém, há outros tipos de notas fiscais que devem ser emitidas em situações específicas, como é o caso de devoluções, consignações e exportações.

Onde e como emitir nota fiscal eletrônica?

Como dito, a NF-e deve ser gerada via site da Secretaria da Fazenda de cada estado, enquanto a NFS-e deve ser emitida pelo site da prefeitura de cada cidade. Na maioria dos casos, é preciso ir até esses órgãos públicos e solicitar autorização para emissão da nota fiscal eletrônica em casa.

Embora esses sistemas sejam grandes facilitadores, eles possuem terminologias que podem gerar confusão em quem empreende e exigem a inserção de vários dados. Além disso, costumam ter certa instabilidade, o que não é muito interessante em especial para quem precisa lançar muitas notas fiscais em um curto espaço de tempo.

A melhor alternativa é contratar um emissor de NF-e integrado, como o sistema VHSYS. Isso porque ele será capaz de simplificar todos esses processos conforme variadas situações, independentemente de estado ou município.

Além disso, a ferramenta irá reunir informações e automatizar operações em apenas um lugar, como relatórios, envio de notas fiscais e controle financeiro. Portanto sobrará mais tempo para administrar seu negócio com comodidade e segurança.